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Evaluation fournisseur et prestataire : Comment s’y prendre ?

Evaluation fournisseur

L’internationalisation et l’ouverture des marchés rendent la compétition entre les différentes entreprises d’un même secteur parfois très rude. En effet, l’offre augmente et les prix baissent. Alors, où et comment gagner en efficacité ? Chez vos fournisseurs et prestataires !

 

Car oui si vous ne pouvez pas faire mieux en vente vous pouvez surement gagner encore en achat. Un fournisseur ou prestataire efficace augmentera surement votre rentabilité. À l’inverse, même avec des processus rodés vous ne pourrez pas compenser un problème issu d’une matière première ou d’un service médiocre.


Rappelez-vous de la campagne de publicité de Samsung lancée en 2016 pour promouvoir le Galaxy Note S7 et sa résistance à l’eau, son esthétisme recherché etc.. Clairement la présentation d’un produit de “luxe” qui laissait sous-entendre des process d’assemblage parfaits, des contrôles qualité à toutes les étapes de fabrication…

Mais en janvier 2017, gros hic, rappel de 3 millions de smartphones pour une facture totale s’élevant à près de 4,9 milliards d’euros à cause de batteries qui prenaient feu. Des batteries fabriquées... par des fournisseurs de Samsung. Une fois le problème identifié il est toujours possible de se retourner sur le fournisseur. Mais regagner la confiance de ses utilisateurs reste difficile.


D’ailleurs, un critère permet de gagner la confiance de ses clients : les normes internationales. Pour le coup, pas de détour possible la norme la plus connue (ISO 9001) spécifie bien la nécessité de maîtriser et piloter le processus achat.


Pour assurer sa certification et éviter les non-conformités, il faut donc savoir évaluer ses fournisseurs et ses prestataires, mais comment ?



L'évaluation Amont : votre fournisseur est il en mesure de travailler avec vous ?




La première évaluation à effectuer, on peut la qualifier de “Évaluation Amont”, vise à déterminer si le fournisseur ou le prestataire est en capacité de travailler avec vous. Elle est globale et en général effectuée par le service achat avec l’aide du service qualité.


Comme toujours, différents critères de qualité et de quantité du fournisseur peuvent être pris en compte en fonction de vos besoins :

  • Produit ou service qui répond globalement à votre cahier des charges
  • Prix acceptables
  • Certifications qualité
  • Capacités logistiques (Mode de livraison, quantité d’approvisionnement possible...)
  • Capacités d’adaptation à une modification
  • Réputation dans le secteur
  • Son mode de veille réglementaire


Le but est d’identifier tout ce qui pourrait être problématique lors d’une première commande et surtout de s’assurer de ne pas avoir de mauvaise surprise. La politique d’entreprise est un bon indicateur, il ne faut pas tout donner sur la qualité produit, mais plutôt sur l’aspect qualité management.

Reprenons l’exemple des smartphones Samsung.



Le fournisseur, surement reconnu, a fait une erreur. Lors de l’établissement du cahier des charges, Samsung a spécifié des dimensions qui n’avaient été jusqu’alors jamais effectuées.

Problème, le fournisseur a jugé judicieux de plier aux extrémités les éléments de sa batterie pour la faire rentrer dans les dimensions. Résultat deux électrodes se touchent, chauffent et la batterie prend feu. (Source LesEchos).

Ce problème est difficilement identifiable lors d’une première évaluation si celle-ci s’est consacrée uniquement à l’évaluation de la qualité produit en amont de la production. C’est par l’évaluation de la qualité management avec la prise en compte des processus R&D que le problème aurait pu être identifié.



Ce type d’évaluation peut s'effectuer par une visite chez le provider, mais aussi à l’aide d’un questionnaire. Les deux sont compatibles, on peut imaginer la mise en place d’un questionnaire suivi d’une visite si les réponses obtenues concordent avec vos attentes. Dans les deux cas, le but est de vous identifier comme un véritable agent de renseignements.

 

Vous devez être à l’écoute des changements majeurs dans votre secteur pour identifier la capacité d’adaptation de votre provider.

Lors de ma dernière expérience, j’ai eu l’occasion de réaliser ce type de questionnaire dans le cadre d’achat de céréales biologiques. Au moment même de la rédaction de celui-ci, la réglementation interdisait par un arrêté l’usage d’un produit désinfectant largement utilisé sur les produits biologiques.

 

Un mois après la mise en application du texte, notre questionnaire présentait donc la question “utilisez-vous ce produit dans la désinfection de vos produits ?” avec une partie commentaire. Ceci est l’exemple type de question qui permet d’identifier la capacité d’adaptation et de recherche en matière de veille réglementaire d’un fournisseur.

 

L'évaluation présent et aval : l'importance des critères

 


Cette évaluation s’étend pendant et après la prestation. On peut parler d'efficacité effective du fournisseur ou prestataire. Dans ce cas, il est très important de réaliser un suivi qui rassemble le plus de critères possible.

Vous pouvez prendre en compte :

  • La qualité effective du produit ou service
  • Le respect des quantités
  • La ponctualité des livraisons
  • La rapidité de réponse en cas de modification/non-conformité de la commande
  • La gestion des retours
  • La capacité d’innovation
  • Sa position dans votre stratégie d’entreprise
  • Votre position dans son portefeuille
  • La disponibilité des informations
  • La durée de votre relation
  • L’historique de votre relation...

 


A ces différents critères il est évidemment très utile de créer une cotation, vous permettant ainsi de créer des indicateurs par provider et d’avoir un visuel global sur votre processus achat (point positif pour une certification).



A noter pour bien évaluer un fournisseur ou prestataire !

 

  • Ne pas évaluer la totalité de vos fournisseurs, mais uniquement les fournisseurs stratégiques. Le fournisseur de papier pour l’imprimante par exemple n’aura pas d’impact dans la qualité de votre produit ou prestation finale sauf….si votre société est une papeterie !
  • N’oubliez pas qu’une synthèse de l’évaluation d’un fournisseur sur une période donnée peut faciliter une négociation à la baisse du prix.
  • Pour centraliser toutes les informations d’un fournisseur et créer des indicateurs statistiques, aidez-vous d’un logiciel dédié à la qualité pour vous libérer des saisies Excel et automatiser le renseignement des indicateurs.

 

 

Pour aller plus loin :


> Améliorer votre suivi fournisseur et sous-traitant avec le logiciel BlueKanGo - Essai 30 jours

 

 

Guide Qualité et Risques au Canada