Audit QHSE : Rejoignez le mouvement 2.0 !

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AUDIT2.0 

Les audits QHSE pratiqués actuellement peuvent, dans bien des cas, être qualifiés d “Old-school”. Le support, la méthodologie et l’exploitation des résultats demandent souvent un travail long et fastidieux. Alors comment innover pour passer à une version de l'audit 2.0, plus efficace ?


Les entreprises s’inscrivent dans une démarche d’amélioration continue. Quelles que soient leur taille et qu’elles soient certifiées ou non, le but est de faire toujours mieux pour gagner en rentabilité et en pérennité. Dans ce contexte, les services QHSE sont amenés à mesurer l’efficacité et le niveau d’intégration de ce qui est mis en place dans tous les services. Quand ils ne sont pas en charge de ces audits, ils restent souvent en soutien. Souvent les résultats attendus sont entravés par les nombreuses contraintes induites par les formats d’audits traditionnels. Pourtant l'innovation est là !

 

Actuellement, difficile de faire adhérer tous nos interlocuteurs à la pratique de l’audit avec des formats aussi peu "sexy".

 

L’audit dans sa forme “old-school”


La plupart du temps, il faut trouver le bon formulaire à jour pour l’imprimer. Cette étape peut être un premier obstacle selon les moyens à notre disposition. Il existe de nombreuses possibilités comme les formats papiers dans des bannettes, serveurs partagés, copies sur leur propre ordinateur, “appel à un ami” (la plupart du temps, le QHSE) ou dans le meilleur des cas une gestion documentaire électronique.


Le formulaire trouvé et imprimé, place à l’audit ! Cette étape peut être la plus simple, sauf si l’audit se déroule sur site, voire pire, en extérieur par conditions météorologiques compliquées. Dans ces conditions, on se retrouve souvent avec un compte-rendu papier sale et/ou froissé et/ou ondulé avec ou sans bavures. Bref, un compte-rendu difficile à relire. Sans compter qu’il nous est souvent nécessaire d’ajouter des annotations dans les coins laissés en blanc, pour remonter certaines informations constatées. Evidemment, aucun espace n’est prévu à l'origine sur le formulaire.

 

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L’étape suivante consiste à retranscrire le formulaire papier au format numérique. Difficile de re-saisir les données quand les problèmes rencontrées ne se résument pas à des soucis de relecture d’une écriture autre que la sienne. Sans compter que ce travail de re-saisie, le plus souvent à froid, induit des possibilités d’incompréhension ou de perte d’information.


Ce travail achevé, il suffit d’éditer le rapport d’audit au format PDF. Quand “Il suffit de”... Il n’est pas rare de rencontrer des problèmes. Exemple lorsqu'une mise en page saute lors du passage au format PDF, qui plus est quand le fichier de base est un tableur. Malgré nos efforts, le résultat obtenu est régulièrement inférieur à celui escompté. S'en suit un casse-tête de mise en page et de réglage d’impression pour obtenir un résultat présentable à envoyer aux personnes intéressées pour relecture et/ou signature. Ce n’est pas fini ! Reste à utiliser un tableur, souvent à part, pour analyser les résultats de l’audit. Quand c’est terminé, le rapport d’audit et l’analyse des résultats peuvent être envoyés par mail.

 

Un travail long et fastidieux ! Pas étonnant que les personnes les moins investies dans la démarche puissent vite être découragées de réaliser des audits !

Sans compter la partie qu’ils ne verront pas. C’est-à-dire le travail nécessaire pour renseigner le plan d’action ou d’éventuelles autres bases de données (non-conformités, écarts, situations dangereuses...). Dans un contexte multi-auditeurs, voire multi-sites, voire multi-entités… quel casse-tête ! D’autant plus que les sujets se diversifient avec des audits qui ne se limitent plus seulement à la qualité, à la sécurité et à l’environnement. D’autres sujets comme la production, la logistique, les exercices d’urgence... viennent agrémenter la liste des audits à réaliser régulièrement.


Difficile pour les QHSE de ne pas se sentir submergés et bloqués dans cette situation.

Les obstacles sont nombreux : éléments de preuve difficiles à rattacher aux rapports,  longs échanges par mails interposés  entre les différents interlocuteurs lors de la rédaction du rapport ou du traitement des résultats d’audits, complications pour rattacher un audit à d’autres éléments du système de management, nombreux "copier-coller" dans différentes bases de données qui ne sont pas synchronisées....  et Il en va de même pour l’analyse des données liées à l’audit et au partage des résultats. Toutes ces étapes sont sources d’erreur et de perte de temps en règle générale.

 

Audit 2.0 : tirer le meilleur parti des technologies

 

Tout simplement en cherchant à pallier les problèmes bien connus que nous venons de décrire...grâce aux dernières technologues numériques.

Un audit version 2.0 sera disponible sur tous supports (smartphone, tablette et pc) avec ou sans connexion internet. Parce que oui, c’est possible de travailler sur des supports en ligne même hors connexion. En effet les données sont stockées et transmises automatiquement dès que la connexion est rétablie.  Vous n'avez aucune action spécifique à faire. Autre avantage, les rapports peuvent être agrémentés de photos, plans ou schémas. Vous pourrez même avoir le luxe de vous géolocaliser. La prise de note peut se faire en direct, grâce au clavier intégré, ou même via la dictée vocale.


Cette audit "augmenté" libère de l’utilisation des tableurs. La mise en page et la création de rapport est simplifiée, voire automatique, que ce soit pour l’édition ou la diffusion aux personnes intéressées.

 

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Le numérique permet de libérer les QHSE de certaines entraves anciennes

Quelle libération de savoir qu’à l’issue de l’enregistrement de l’audit, des mails et/ou alertes partiront automatiquement aux personnes rattachées à l’audit en raison de leur présence, de leur rôle au sein de la démarche, de leur attribution à la résolution d’un problème remonté lors de l’audit,... Fini le temps des listes de mails à envoyer aux différents interlocuteurs en fin d’audit. 

Vous allez également pouvoir vous soustraire des soucis liés à l’exploitation des résultats. Plus besoin de se soucier ou de "se tenter aux macros" pour obtenir des résultats et leurs représentations graphiques...les outils numériques le font pour vous aisément. Charge à l'utilisateur de savoir ce qu’il veut analyser, ni plus, ni moins.

 

Moins d’administratif et des gains pour tous


Ce besoin d’innovation n’est pas seulement l’affaire des QHSE. Les équipes terrain et opérationnelles, le management intermédiaire et le top management ont à gagner.


Une solution dédiée, se sont des audits plus courts, plus clairs, plus faciles à diffuser et à faire valider et plus faciles à faire vivre. L’analyse des résultats ne peut en être que plus précise pour permettre aux équipes d’élaborer des plans d’amélioration au plus proche des besoins et les faire accepter plus facilement aux décideurs rassurés par la clarté et la simplicité de la démarche.


Les QHSE y gagnent en diminuant leur charge administrative, en améliorant leur communication et par ce biais, l’adhésion des équipes. L’amélioration de la qualité des données saisies (car plus d’erreurs possibles dues aux re-saisies ou aux copier-coller...) leur assure une meilleur analyse des résultats et surtout la libération de temps pour se consacrer à d’autres sujets primordiaux. 

 

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