Comment réussir sa première certification Qualité ?

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La certification joue un rôle important dans la croissance de l’entreprise. D’une part pour grandir sur de bonnes bases organisationnelles, d’autre part pour assurer son développement commercial. Réussir une certification nécessite une bonne préparation. Voici quelques conseils pour y parvenir. 


Au départ, le but des certifications était de répondre à la définition même de la qualité :

 

capacité (ou aptitude) du produit (et/ou du service) à satisfaire les attentes (et/ou besoins) des clients”.

Grossièrement, les normes devaient permettre de s’assurer une satisfaction client. Elles sont ensuite devenues un argument de vente et sont désormais une exigence pour certaines exportations.

Il est important de noter que ces certifications jugent la qualité des procédures d’une entreprise. A la différence des labels qui visent à s’assurer de la qualité d’un produit ou d’un service. Pour rappel, il existe 2 types de certification :

  • Les normes internationales types ISO (ISO 9001, 22 000, 14001 etc..) reconnues à l’international.
  • Les référentiels privés, reconnus dans des pays spécifiques (BRC pour la grande distribution britannique, IFS pour la grande distribution Allemande, Française et Italienne ou encore Qualibat pour le bâtiment en France).

 

Préparer à une certification


Evaluer son périmètre



Tout d’abord, il faut savoir évaluer son périmètre d’action. Quels sont les sites concernés, les activités…? L’engagement de la direction ou la durée pour obtenir la certification sont des critères à ne pas sous-évaluer. En effet, penser obtenir une certification en 4 mois n’est pas raisonnable. Une certification de type ISO 9001 prend du temps ; compter entre 1 an et 1 an et demi.

S'auto-Évaluer et mettre en place des actions



Pour aller de l’autoévaluation au plan d’action, il faut passer par plusieurs étapes clés qui sont absolument nécessaires pour ne pas omettre des exigences normatives. Le problème avec les normes et référentiels est qu’ils ne définissent pas clairement ce qu’il faut faire, quels outils utiliser... globalement le “concret”. Construire sa démarche point par point est donc primordial pour assurer sa conformité à une certification.

Etape 1 - Etat des lieux


Là, il faut être au top de sa concentration pour pouvoir lire la totalité de la norme (à faire sur plusieurs jours… :) ). Le but : identifier les points de la norme sur lesquels vous répondez déjà à la certification. A chaque lecture d’un point, posez-vous la question “Ai-je un outil, une méthode de travail une action qui permet de répondre au point ?”.


Etape 2 - Traduction de la norme / référentiel pour les points auxquels vous ne répondez pas


Je pense que c’est la plus difficile des étapes. La norme est une guide-line sur laquelle il faut interpréter ce qui est rédigé. On parle de traduction, car il faut traduire les points de la norme / référentiel en exigences sur lesquelles il faut mettre en place des outils.



Etape 3 - Mettre en place les outils


Nous sommes dans la qualité, on peut donc parler d’action. Il faut monter son plan d’action, créer les outils qui permettent de répondre aux attendus.

Exemple : le point 7.2 c) de la norme ISO 9001 v2015 qui porte sur les compétences :
“le cas échéant, mener des actions pour acquérir les compétences nécessaires et évaluer l’efficacité de ces actions”.


Le PEX (Partage d’EXpérience) qui vise à utiliser l’expérience de certains salariés au profit de profil “junior” peut par exemple être un outil qui permet de satisfaire cette exigence de la norme.

Pour cette étape il est parfois utile de faire appel à un consultant expert pour la norme / le référentiel désiré(e). Il pourra traduire les exigences en outils en fonction de votre secteur, de ce qui est véritablement applicable pour vous.



Etape 4 fin - Établir des preuves


Pour chaque point de la norme / référentiel, vous devez associer un ou des document(s) (Fiche action, procédures etc..) en tant que preuve. L'intérêt est de créer une sorte de check-list qui recense la totalité des outils utilisés pour répondre à la certification.


A noter


Faire intervenir un consultant externe est assez coûteux, mais son oeil extérieur peut réellement avoir un impact positif sur votre certification. Vous pouvez choisir la solution facile, mais coûteuse en le faisant intervenir sur toutes les étapes de création/adaptation de votre SMQ (Système de Management de la Qualité).

A l’inverse si vous souhaitez le faire vous même je vous conseille quand même de réaliser un audit blanc avec un consultant extérieur. Ceci pour vous permettre de vous “checker” avant l’audit de l’organisme certificateur et d’être accompagné sur des exigences que vous n’aviez pas identifiées.

 Guide Qualité et Risques au Canada

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