Auditorías QHSE: ¡Únete al movimiento 2.0!

AUdit

Las auditorías QHSE actuales pueden denominarse "de la vieja escuela". El soporte, la metodología y la explotación de los resultados a menudo requieren un trabajo largo y complicado. Entonces, ¿cómo innovar para pasar a una versión de auditoría 2.0, más eficaz?


Las empresas se vinculan con un proceso de mejora continua. Cualquiera que sea su tamaño, ya sea que estén certificadas o no, el objetivo siempre es mejorar la rentabilidad y la sostenibilidad. En este contexto, los departamentos QHSE se dedican, o al menos lo hacen en una parte de su tiempo, a medir la eficiencia y el nivel de integración de procesos en todos los departamentos. Cuando no están a cargo de estas auditorías, a menudo lo hacen como departamento de apoyo. Muchas veces, los resultados esperados se ven obstaculizados por las limitaciones de los formatos de auditoría tradicionales. Sin embargo, ¡La innovación está ahí!

 

Actualmente, es difícil hacer que todos nuestros interlocutores se adhieran a la práctica de auditar con esos formatos "atractivos"

 

La auditoría de "la vieja escuela"


La mayoría de las veces, necesita encontrar el formulario correcto para imprimirlo. Este paso puede ser un primer obstáculo de acuerdo con los medios a nuestra disposición. Hay muchas posibilidades, como formatos de papel en carpetas, servidores compartidos, copias del documento en su propio ordenador, "llamar a un amigo" (la mayoría de las veces, QHSE) para pedirle un “modelo” o, en el mejor de los casos, la gestión de documentos electrónica, es decir, contar con un software de gestión documental.


Una vez el formulario encontrado e impreso, ¡es hora de la auditoria! Este paso puede ser de lo más simple, excepto si la auditoría se lleva a cabo “in situ”, o peor aún, en el exterior con condiciones climáticas complicadas. Bajo estas condiciones, a menudo nos  encontramos con un informe en papel sucio y/o arrugado y/o corrugado y/o mojado... En resumen, un informe difícil de leer y trabajar con él. Sin mencionar que a menudo necesitamos agregar anotaciones en las esquinas que quedan en blanco para rastrear cierta información encontrada. Obviamente, no hay originalmente un espacio planificado en el formulario.

 

Recomendado para Ti  Guía. Digitalización de servicios de calidad y HSE en 2018/2019 - Descarga  Gratuita

 

El siguiente paso es transcribir el formulario en papel y pasarlo a formato digital. es difícil volver a introducir los datos cuando los problemas encontrados no se limitan a los problemas de corrección de un escrito que no es el suyo . Por no mencionar que este trabajo de recopilación de datos, muy a menudo frío, induce a posibles malentendidos o pérdidas de información.


Trabajo completado, basta con editar el informe de auditoría en formato PDF. ¡Ojo!, " basta con "... no es raro encontrar problemas. Por ejemplo cuando una imagen o dibujo, salta al cambiar a PDF, más aún cuando el archivo base es una hoja de cálculo. A pesar de nuestros esfuerzos, el resultado es consistentemente inferior a lo esperado.  Esto viene seguido por el rompecabezas de la configuración del diseño e impresión para obtener un resultado presentable, y poder enviarlo a las personas interesadas, bien sea para su lectura o para su firma. ¡Esto no está acabado! Queda por utilizar una hoja de cálculo, a menudo separada, para analizar los resultados de la auditoría. Una vez finalizado esto, tanto el informe de auditoría como el análisis de los resultados se pueden enviar por correo electrónico.

 

¡Un trabajo largo y complicado! ¡No es de extrañar que las personas menos involucradas en el proceso puedan desanimarse rápidamente para la realización de auditorías!

Por no mencionar la parte que no verán, es decir, el trabajo necesario para comunicar el plan de acciones u otras bases de datos posibles (no conformidades, desviaciones, situaciones peligrosas ...). un contexto multi-auditor, incluso multi-centro o multi-entidad ...??  ¡qué rompecabezas!  Especialmente porque los temas se diversifican con auditorías que no están limitadas solo a la calidad, la seguridad y el medioambiente. sino que otros temas como la producción, la logística, los ejercicios de emergencia ... vienen a añadirse a la lista  de auditorías que se llevarán a cabo regularmente.


Difícil para los QHSE no sentirse abrumados y estancados en esta situación

Los obstáculos son numerosos: elementos de prueba difíciles de adjuntar a los informes, largos correos electrónicos intercambiados entre los distintos interlocutores durante la redacción del informe o el tratamiento de los resultados de las auditorías, complicaciones para adjuntar una auditoría a otros elementos del sistema administración, muchos "copiar y pegar" en diferentes bases de datos que no están sincronizadas ... y lo mismo aplica para el análisis de datos relacionados con la auditoría y el intercambio de resultados. Todos estos pasos son fuentes de error y tiempo perdido por lo general.

 

Auditoria 2.0: aprovechar al máximo las tecnologías

 

Intentando superar los problemas que acabamos de describir ... vemos que es posible gracias a las últimas tecnologías digitales.

Una versión de auditoría 2.0 estará disponible en todos los medios (smartphone, tableta y PC) con o sin conexión a Internet. Porque sí, es posible trabajar en medios “on-line” incluso “off-line”. De hecho, los datos se almacenan y transmiten automáticamente tan pronto como se restablece la conexión. Sin necesidad de que el usuario tenga que preocuparse de hacer nada. Otra ventaja, los informes se pueden mejorar con fotos, planos o diagramas. Incluso podemos darnos el lujo de geolocalizarnos. La toma de notas se puede hacer en vivo, gracias al teclado integrado, o incluso a través del dictado de voz.


Esta auditoría "aumentada" libera el uso de hojas de cálculo. El diseño y la creación del informe se simplifica, incluso automáticamente, ya sea para su edición o para su  distribución a las partes interesadas.

 

Recomendado para Ti  Guía. Digitalización de servicios de calidad y HSE en 2018/2019 - Descarga  Gratuita


La tecnología digital libera los departamentos QHSE de algunas viejas barreras

Qué liberación saber que después del registro de la auditoría, los correos electrónicos y/o las alertas irán automáticamente a las personas vinculadas a la auditoría debido a su rol en el proceso, su atribución a la resolución de un problema reensamblado durante la auditoría, ... Concluyó el tiempo de las listas de correos que se enviarán a los distintos interlocutores al final de la auditoría.

También podrá evitar preocupaciones relacionadas con la explotación de los resultados. No tiene que preocuparse o "buscar macros" para obtener resultados y representaciones gráficas ... las herramientas digitales lo hacen por usted fácilmente. Pídale al usuario que sepa lo que quiere analizar, ni más ni menos.

 

Menos administración y ganancias para todos


Esta necesidad de innovación no se trata solo del departamento QHSE. Los equipos operativos “sobre el terreno”, los directivos medios y la alta dirección tienen que ganar


Una solución como esta supone auditorías más cortas, más claras, más fáciles de difundir y validar y más fáciles de vivir. El análisis de los resultados puede ser más preciso para permitir a los equipos desarrollar planes de mejora más cercanos a sus necesidades y facilitar que los encargados de la toma de decisiones se sientan seguros con la claridad y simplicidad del proceso.


Los QHSE ganan al disminuir su carga administrativa, mejorando su comunicación y, a través de esto, la adhesión de los equipos. La mejora de la calidad de los datos introducidos (menos errores al evitar reintroducciones de datos o “copiar y pegar” ...) les asegura un mejor análisis de los resultados y especialmente más tiempo para dedicarse a los demás temas primordiales.

 

Crédit Photo: Fotolia.com

 

Saber más:

 

GUÍA DE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y HSE