Manager de Calidad y Recursos Humanos: ¿Ha establecido la CEX?

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Unas nuevas siglas se unen a la ya larga lista que manejamos en el mundo del trabajo... ¡La PEX! Pero, ¿qué quiere decir? De dónde viene ? ¿Y de qué se trata?

 

La CEX o Compartir EXperiencias ha estado siempre ahí, pero se nos presenta, oficialmente, tras la aprobación de la norma ISO 9001 en la versión 2015. La CEX es LA GRAN MODIFICACIÓN de la norma para la parte de Recursos Humanos. Por lo tanto, se refiere a los servicios de Recursos Humanos de todas las empresas y a los servicios de Calidad de las empresas certificadas ISO 9001 versión 2015.

¿Por qué aparece en la norma ISO 9001?


Ya pertenecía al departamento de Recursos Humanos para obtener el REX o Retorno de la EXperiencia de los colaboradores a partir de una sesión de formación o un aprendizaje o tutoría interna, por ejemplo. Estos REX se tuvieron en cuenta especialmente en la evaluación de los formadores o durante las Entrevistas Individuales Anuales según las empresas.

Hoy, la norma requiere que los servicios concernidos impulsen el proceso. Además de las experiencias, deben  medir la capacidad de compartir la experiencia de todos sus empleados. El objetivo de esta expectativa o exigencia es saber QUIEN, entre todos los colaboradores, puede compartir su experiencia para garantizar la continuidad de las competencias .

La utilidad puede parecer distante, abstracta, discutible ... ¡Pero al contrario!  De esta forma, la empresa mide de manera subyacente su fuerza desde el punto de vista humano.  Un tema que hasta entonces fue poco importante o no se tuvo en cuenta en el desarrollo de las estrategias de la empresa, aunque lo “humano” está finalmente en el centro de todo.

De hecho, muchas empresas se hallan en  la obligación de externalizar ciertas partes de su actividad después de la pérdida de competencias a nivel interno. Esta situación también se destaca por la multiplicación de empresas de prestación de servicios, así como por su aumento de actividad.

¿Cómo medir “compartir experiencias”?


En primer lugar, este tema no debe ser considerado únicamente por los servicios de Recursos Humanos y Calidad.  La reflexión debe ser realizada por todos los miembros de la dirección, ya que son los managers directos quienes pueden evaluar el nivel alcanzado por un colaborador en los diversos aspectos de su puesto.

Se pueden considerar varios enfoques. Pero según mi experiencia, el equipo de gestión (Manager y Recursos Humanos) tiene que comenzar  por definir todas las misiones y tareas relacionadas con los puestos. Recomiendo usarlo para actualizar las hojas de funciones asociadas. De hecho, es muy probable que los auditores verifiquen la adecuación entre los dos.

Esta situación fija en mi opinión los conceptos básicos del siguiente análisis : ¿De qué manera se han adquirido las competencias necesarias para llevar a cabo estas misiones / tareas? 

Esta parte del proceso pertenece al departamento de Recursos Humanos; es más probable que conozca las formaciones iniciales de cada empleado y la formación seguida internamente (o a través de organizaciones externas).

Los datos recolectados durante estas dos etapas deben ser comparados  en presencia de todo el equipo de gestión para definir el nivel de madurez de cada competencia por colaborador. Es una nueva persona? con experiencia? ¿Podría compartir sus conocimientos y competencias?

¿Cómo zanjar ?


Una vez más, se pueden considerar varios enfoques, pero recomiendo optar por una matriz de cálculo al principio. Puede tener en cuenta el nivel de formación, la antigüedad y la evaluación del manager, por ejemplo. Cada empresa debe definir los datos de entradas que considere relevantes (nivel de estudio, edad, tipo de diploma, autonomía del puesto, experiencia profesional en puestos similares ...). Todo es posible si sabemos cómo justificarlo.  Sin embargo, ¡tenga cuidado de no crear cosas extremadamente complejas, difíciles de defender ante una auditoría de certificación!

Con este método, obtenemos para cada competencia de cada empleado el nivel de capacidad para compartir su experiencia. Por ejemplo, en una escala de 1 a 4:

  • Nivel 1: La persona es nueva
  • Nivel 2 : La persona aún necesita suplementos de formaciones
  • Nivel 3: La persona conoce su tema pero todavía le falta un poco de práctica
  • Nivel 4: La persona está confirmada y puede compartir su experiencia

Una vez hecho este trabajo, la empresa puede considerar los programas asociados que aprovechan la CEX para alcanzar los objetivos de su estrategia. Por ejemplo, los proyectos de “viveros” donde los becarios se integran en ciertos servicios de modo que el final de sus estudios corresponda al período en el que la empresa cree que necesita reclutar, dadas las perspectivas de crecimiento definidas en su estrategia.  De esta manera, se asegura de que el compartir experiencias se realice con anticipación y que, en caso de confirmación de la necesidad, pueda contratar a un colaborador ya operativo.

 


Este tipo de programa es particularmente apreciado por las auditorías que ven que la empresa ha impulsado su proceso en el largo plazo y será capaz de reevaluar las capacidades de CEX de cada uno de forma periódica.


En un momento en que las aspiraciones de cada uno ya no apuntan a llevar a cabo toda su carrera dentro de la misma empresa o en el mismo puesto y donde las empresas se ven constantemente obligadas a adaptar a sus colaboradores a un puesto (problema de turn over) , la CEX cobra todo su sentido. Saber quién es más capaz de hacer que un homólogo funcione rápidamente en un trabajo es una fortaleza. Las contrataciones, pero especialmente los errores en la selección tienen un costo, no lo olvidemos.

 

Entonces ISO 9001 o no, ¡piense en la CEX pero especialmente en la ventaja que obtendrá al medir la capacidad de CEX de sus colaboradores! ¡Lo recomiendo!

GUÍA DE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y HSE

 

 

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