¿Por qué y cómo crear su sistema de auditorías internas?

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Auditoría interna: ¿Para qué?

 

Recuerde sus años de estudiante. ¿Alguna vez se ha graduado sin aprobar un examen? No. Para obtener un diploma, en general, debe aprobar un examen. La mejor manera de tener éxito es ponerse a prueba. Recuerde su bachillerato. Su época de estudiante, porque en calidad, es la misma situación. 

 

Para garantizar una auditoría externa, hay que comenzar con una auditoría interna exitosa que sirva como examen de prueba.

 

El objetivo es comprobar el cumplimiento de una referencia normativa o un estándar privado, o incluso un pliego de condiciones de los clientes.  La auditoría interna también es una herramienta pensada para el progreso en los Sistemas de Gestión de Calidad. Además, y no es la primera vez que recurro a él en un artículo o una Guía, si tomamos la  rueda sacrosanta de Deming, una de las 4 fases que la componen expresa la necesidad de CONTROLAR (Check)

Más allá de la detección de errores con respecto a un estándar, la auditoría también destaca lo que funciona bien en su negocio. La finalidad es la de usar lo que funciona bien para resolver lo que está mal, o lo que funciona menos bien.


Algunos grupos importantes han creado servicios cuyo único papel (no es fácil) es llevar a cabo auditorías internas y seguir las acciones para todas las empresas y centros del grupo. Por lo tanto, aseguran un mejor éxito en las auditorías de certificación.

 Desgargar la Infografía  :     La auditoría interna en 3 etapas (PDF alto  def)

 

Entonces, ¿cómo realizar su auditoría interna?

 

Para enmarcar sus auditorías internas, puede ser útil usar el QCDCCPQ. Pero no debe limitarse a este si quiere ir más allá. Por razones de lógica, el QCDCCPQ se convertirá para este artículo en el PQQDCCC (¿Por Qué?, ¿Qué?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿Cuánto?, ¿Cómo?)

 

¿ Por qué?

 

Se ha respondido anteriormente, pero en la construcción de su plan de auditoría, es importante definir el "¿por qué?". El propósito de su empresa es el interés de las auditorías internas.

 

¿Qué ?

 

Primero, defina la actividad que va a auditar. Si confía en el ISO 9001, todas las actividades se pueden auditar, excepto la contabilidad. Si el objetivo es certificar respecto a otro estándar normativo, es necesario enfocarse en las actividades correspondientes, (ISO 22000 auditoría sobre el proceso calidad / seguridad sanitaria, OHSAS 18001 auditoría sobre el proceso seguridad, 14001 medio ambiente)

 

¿Dónde ?

 

En un contexto multicentro, es por supuesto necesario identificar los centros afectados por la actividad auditada. Por ejemplo, si está en una empresa de cereales, los silos están concentrados en la certificación biológica.

 

¿Quién ?

 

El (los) auditor (es) debe (n) ser elegido (s) de acuerdo con su competencia en la actividad o actividades auditadas. Además, más allá de estas habilidades en la actividad definida, deben estar capacitados para llevar a cabo una auditoría.

En la medida de lo posible, también es preferible que el auditor sea imparcial. De hecho, si como responsable de calidad, realiza la auditoría de su servicio, la imparcialidad no será realmente su prioridad.  Lamentablemente, la situación es muy frecuente en las pequeñas empresas, donde el responsable de calidad a veces es el único que puede llevar a cabo las auditorías internas. Para resolver este problema, puede llamar a un consultor externo, pero esta subcontratación, por supuesto, tiene un coste.

 

Aquí es donde se desempeñan los servicios de auditoría interna en grandes empresas. Son auditores expertos, imparciales, capacitados en los procesos de la empresa y, especialmente, muy rentables si tienen muchas certificaciones y muchos centros.  

 

¿Cuándo?

 

Obviamente, es necesario realizar la auditoría interna antes de la auditoría externa y de tal manera que de tiempo para implementar acciones correctivas si es necesario.

Además, por razones de organización, es mejor programarlo al menos 2 meses antes, para garantizar la presencia de auditores y auditados.



¿Cuánto?

 

Puede realizar auditorías internas en varias auditorías o de una sola vez durante varios días. En todos los casos, es preferible dedicar al menos 2 horas por actividad y auditar al menos una actividad por auditoría. De hecho, no se apresure a realizar una auditoría de actividad ni participe demasiado de una auditoría de actividad para no perder el hilo y omitir elementos.



¿Cómo ?

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 Desgargar la Infografía  :     La auditoría interna en 3 etapas (PDF alto  def)

 

Antes de la auditoría, es importante que el (los) auditor (es) preparen su auditoría. El objetivo es crear la guía o el cuestionario de auditoría. Hay que anticipar temas o preguntas específicas. Por esta razón, es imprescindible leer:

- El estándar normativo o privado

- Los documentos internos relacionados con la actividad (procedimientos, plan de acción, hoja de diferencia, etc.)

 

Dependiendo de lo que se haya identificado, el auditor debe proporcionar al auditado su horario. En general, un plan que describe el tiempo invertido por requisito.

Durante la auditoría

Antes de comenzar la auditoría, es importante realizar una reunión de inicio.  Reanudar el horario de la auditoría, los puntos principales que se discutirán, la realización de la auditoría ... y, por supuesto, hacer presentaciones si las personas no se conocen entre sí.

Durante la auditoría, es importante mantener una estabilidad de cambio que a veces es difícil de establecer: la persona que debe hablar más es el auditado, pero ¡cuidado!, la persona que dirige la palabra es el auditor!

¡La actitud del auditor es por lo tanto primordial!  Tiene que hacer preguntas abiertas (¿cómo realizará este procedimiento?) con el objetivo de establecer una discusión y poder interrumpir cortésmente al auditado, si se aleja de sus expectativas. Me gusta la idea de un hilo o secuencia que se despliegue durante una auditoría, así que no vaya demasiado lejos, pero a veces es útil despegar un poco para identificar un problema.

También debemos confiar en las pruebas y saber dónde hay problemas. Tome nota de los registros "distantes" realizados en una etapa crítica (cambio de máquina, personal, etc.). Por ejemplo, es muy probable que los últimos registros sean "níquel" y el auditor externo seguramente verá los anteriores en condiciones críticas. Depende de usted adoptar la misma estrategia.

 

     Si identifica las brechas, es importante ser objetivo, científico. Las brechas identificadas no son suposiciones, sino hechos. Una no conformidad no puede provenir de un "en esta situación, creo que …

También es importante evaluar el peligro de una no conformidad teniendo en cuenta su frecuencia de aparición y su gravedad. Una no conformidad grave y puntual que se ha tenido en cuenta es siempre más instructivo que una no conformidad recurrente y moderadamente peligrosa. Las cuestiones son diferentes.

Sin embargo, tenga cuidado con algunos estándares que no permiten ninguna falta grave si no quiere perder la certificación.

Después de la auditoría,

Realizar una reunión de fin de auditoría que presenta los resultados de la auditoría. Para comenzar la reunión, el auditor debe tener una lógica que apunte a finalizar la reunión con puntos positivos. Debemos comenzar con los grandes fracasos, luego las brechas menores y finalmente terminar con los puntos fuertes. Recuerde el comienzo del artículo, el propósito de la auditoría y la evaluación, especialmente para una auditoría interna que busque un enfoque de mejora continua. Si exponemos los problemas seguidos por los puntos positivos, le damos al auditado todas las cartas para mejorar.

Puede ser útil para el auditor preparar su reunión final antes, cuando sea posible.

Una vez que se hayan completado todos estos pasos, debe escribir su informe de auditoría.  No espere 2 semanas, sus observaciones deben estar frescas.  Si hay una diferencia entre lo que está escrito en el informe y la reunión de fin de la auditoría, no tendrá el efecto descontado en el auditado.

Para la redacción del informe, hay varias escuelas. Personalmente prefiero el informe que parece un plan de acción. Permite obtener la información rápidamente y, sobre todo, hacer un seguimiento de las acciones correctivas posteriores a la auditoría. Porque sí, el auditor interno seguirá la implementación de acciones correctivas y correctoras.

En general, el éxito de la auditoría interna depende de la metodología, la actitud del auditor y la participación del auditado.


Para más información :

 

Desgargar la Infografía  :     La auditoría interna en 3 etapas (PDF alto  def)

 

GUÍA DE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y HSE
 
Crédit photo : Fotolia / Infographie @BlueKanGo - service communication
Emmanuel Nizon
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Ingénieur QHSE @ BluekanGo / Quality & HSE Engineer @ BlueKanGo / Ingeniero QHSE @ BlueKanGo
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