En un momento en el que las exigencias tanto reglamentarias como de los clientes no paran de aumentar, los departamentos de Calidad, Medioambiente y Seguridad y Salud se pueden ver desbordados por la cantidad de herramientas necesarias para responder a esta necesidad. ¿Y si una sola herramienta es suficiente para optimizar su sistema de gestión QHSE ?
Las certificaciones se multiplican en todos los ámbitos (QHSE, Eficiencia Energética, Desarrollo Sostenible, Seguridad Alimentaria, etc.) y en todos los sectores (Construcción, Industria, Alimentación humana y animal, etc.) y llevan consigo cada vez más exigencias de clientes.
Los servicios QHSE se encuentran en primera línea y son, a menudo, la garantía última del respeto al cumplimiento de los cada vez más complejos pliegos de condiciones. De ahí se van a derivar un montón de planes de acciones, una multitud de no conformidades y reclamaciones de los clientes, una lluvia de auditorías...
Con herramientas de gestión tradicionales, esta situación se convierte rápidamente en un infierno.
Un trabajo menos seguro se convierte rápidamente en fastidioso…
Con montones de hojas de cálculo y/o demasiado cargadas, que además es imposible vincularlas entre ellas, a menudo se vuelven ilegibles e incapaces de resaltar lo verdaderamente importante. Es imposible, a veces, analizar su contenido sin tener que crear un énesimo cuadro.
Los formularios ofimáticos deben estar en PDF para garantizar la seguridad de las informaciones que contienen (modificaciones imposibles). A veces las no conformidades van a ser administradas en el ERP de la empresa, el seguimiento de los accidentes del trabajo en el SIRH….
Todas estas herramientas (cuya lista no es exhaustiva)generan al final mucho trabajo de introducción de datos y análisis de los mismos, especialmente porque se adaptan difícilmente a soportes diferentes de los ordenadores, obligando así a sus usuarios a imprimirlos para poder utilizarlos fuera de la oficina.
Es difícil, en estas condiciones, preparar un comité de dirección en solo unos clics.
Multiplicación de las herramientas : ¿Alguna solución?
En un momento en el que las empresas se digitalizan para optimizar sus procesos,la digitalización del 100% de los procesos es LA solución a elegir ante esta situación.Pero ¡Ten cuidado! Utilizar varias herramientas digitales supone volver al problema inicial. El departamento QHSE (Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud) debe tener en mente que su servicio debe gestionar el mayor número de cuestiones impòrtantes sobre una ÚNICA solución, de este modo estas cuestiones estarán interconectadas entre ellas de forma fácil.
Con una herramienta global tendremos necesariamente menos trabajo de introducción o reintroducción de datos, menos demora en su tratamiento, menos formularios… Pero también más tiempo y posibilidades de análisis, más facilidades de obtención, entrega y difusión de la información…
En definitiva: Un QHSE al día con sus dossiers, pero sobre todo, más enfocado en cuestiones sobre la mejora continua y el trabajo necesario para alcanzar los objetivos establecidos por la estrategia de la empresa.
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Cathy Petillon
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