Manager Qualité et RH : Avez-vous mis en place le PEX ?

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Un nouveau trigramme est venu s’ajouter aux nombreux trigrammes du monde du travail… Le PEX ! Mais que veut-il dire ? D’où vient-il ? Et qui concerne-t-il ?

 

Le PEX ou Partage d’EXpérience existe finalement depuis toujours, mais il est mis en avant suite au passage de la norme ISO 9001 en version 2015. Le PEX est LA grande modification de la norme pour la partie Ressources Humaines. Il concerne donc à minima les services RH de toutes les sociétés et les services Qualité des entreprises certifiées ISO 9001 version 2015.

Pourquoi apparaît-il dans la norme ISO 9001


Il appartenait déjà au service RH d’obtenir le REX ou Retour d’EXpérience des collaborateurs suite à une session de formation ou à un apprentissage ou un tutorat en interne par exemple. Ces REX étaient notamment pris en compte dans l’évaluation des prestataires de formation ou lors des Entretiens Individuels Annuels suivant les entreprises.

Aujourd’hui, la norme demande aux services concernés de pousser la démarche. En plus des retours d’expérience, ils doivent mesurer la capacité de partage d’expérience de tous leurs employés. Le but induit par cette attente ou exigence est de savoir QUI parmi l’ensemble des collaborateurs est capable de partager son expérience en vue d’assurer une continuité de compétences.

L’utilité peut paraître lointaine, abstraite, discutable… Mais bien au contraire ! Par ce biais, l’entreprise mesure de façon sous jacente sa force du point de vue Humain. Un sujet qui jusqu’alors n’était que peu ou pas pris en compte dans la mise au point des stratégies d’entreprise, bien que l’Humain soit finalement au centre de tout.

En effet, de nombreuses entreprises se trouvent dans l’obligation d’externaliser certaines parties de leur activité suite à la perte de compétences en interne. Cette situation est d’ailleurs mise en évidence par la multiplication des entreprises de prestation de services, tout comme par leur gain d’activité.

Comment mesurer le partage d’expérience


Tout d’abord, ce sujet ne doit pas être réfléchi uniquement par les services RH et Qualité. La réflexion doit être menée par tous les membres de l’encadrement, car ce sont les managers directs qui sont les plus à même d’évaluer le niveau atteint par un collaborateur sur les différents volets de son poste.

Plusieurs approches peuvent être envisagées. Mais selon mon expérience, l’équipe d’encadrement (Manager et RH) doit commencer par définir l’ensemble des missions et tâches afférentes aux postes. Je conseille d’en profiter pour mettre à jour les fiches de fonctions associées. En effet l’adéquation entre les deux risque fortement d’être vérifiée par les auditeurs.

Cet état des lieux fixe selon moi les bases de la réflexion qui suit : Par quel biais les compétences nécessaires à la réalisation des ces mission/tâches ont-elles été acquises ?

Cette partie de la démarche revient au service RH ; le plus à même de connaître les formations initiales de chaque employé et les formations suivies en interne (ou via des organismes extérieurs).

Les données recueillies lors de ces deux étapes doivent ensuite être confrontées en présence de toute l’équipe d’encadrement pour définir le niveau de maturité de chaque compétence par collaborateur. La personne est-elle novice ? confirmée ? Saurait-elle partager ses connaissances et ses compétences ?

Comment trancher


Ici encore, plusieurs approches peuvent être envisagées, mais je recommande d’opter pour une matrice de calcul dans un premier temps. Elle peut tenir compte du niveau de formation, de l’ancienneté et de l’évaluation du manager par exemple. Chaque entreprise doit définir les données d’entrées qu’elle juge pertinentes (niveau d’étude, âge, type de diplôme, autonomie au poste, expériences professionnelles à des postes similaires...). Tout est possible si on sait le justifier. Attention cependant à ne pas créer des “Usines à Gaz” difficiles à faire vivre une fois l’audit de certification passé !

Par cette méthode, on obtient pour chaque compétence de chaque employé le niveau de capacité à partager son expérience. Par exemple, sur une échelle de 1 à 4 :

  • Niveau 1 : La personne est novice
  • Niveau 2 : La personne a encore besoin de compléments de formations
  • Niveau 3 : La personne maîtrise son sujet mais manque encore un peu de pratique
  • Niveau 4 : La personne est confirmée et capable de partager son expérience

Une fois ce travail effectué, l’entreprise peut envisager des programmes associés mettant à profit le PEX pour l’atteinte des objectifs de sa stratégie. Par exemple, des projets de Pépinières où des alternants ou contrats de professionnalisation sont intégrés à certains services de manière à ce que la fin de leurs études corresponde à la période à laquelle l’entreprise pense avoir besoin de recruter, au vu des perspectives de croissance définies dans sa stratégie. De cette manière, elle s’assure que le partage d’expérience est fait en amont et qu’en cas de confirmation de besoin, elle peut embaucher un collaborateur déjà opérationnel.

 


Ce type de programme est particulièrement apprécié des auditeurs qui voient que l’entreprise a poussé sa démarche sur le long terme et pourra réévaluer les capacités de PEX de chacun périodiquement.


A l’heure où les aspirations de chacun ne visent plus à effectuer toute sa carrière au sein d’une même entreprise ou à un même poste et où les entreprises sont sans cesse contraintes de reformer des collaborateurs à un poste (problème de turn over), le PEX prend tout sons sens. Savoir qui est le plus à même de rendre un homologue rapidement opérationnel à un poste est une force. Les recrutements mais surtout les échecs dans le recrutement ont un coût, ne l’oublions pas.

Alors ISO 9001 ou pas, pensez au PEX mais surtout à l’avantage que vous tirerez à mesurer la capacité de PEX de vos collaborateurs ! Je vous le recommande vivement !

 

Guide Qualité et Risques au Canada

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