Audit interne : les 3 étapes clés de sa mise en place !

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Après la perturbation des activités économiques en 2020, les audits internes ont été l’un des principaux outils pour fournir des évaluations afin d’assurer le suivi des activités et la résilience des organisations. Les audits internes sont de véritables références en matière de gestion des risques et de performance globale !


L’audit interne contribue au processus d’amélioration continue de toute organisation, afin de gagner en efficacité et en performance. Au-delà de la notion de contrôle, l’audit interne constitue surtout le moment idéal pour échanger avec l’ensemble des collaborateurs, tout en repensant ses activités en interne. A quoi sert l’audit interne ? Comment le mettre en place ? Réponses dans cet article.


L’audit interne : quelle utilité ?

Les objectifs de l’audit interne

Par définition, un audit interne ou audit de première partie est un processus indépendant ayant pour but de vérifier le bon fonctionnement de l’organisation. Pour obtenir un diplôme, en règle générale, il faut passer un examen. La meilleure façon de le réussir est donc de se tester. Souvenez-vous de votre baccalauréat et des “bacs blancs” pour évaluer ses connaissances. En qualité, c’est la même chose. Pour assurer un audit externe, il faut commencer par réussir son audit interne qui fait office d’examen blanc. Le but est de vérifier la conformité de son système qualité, en comparant les résultats obtenus aux dispositions prévues en amont. Cette vérification est basée sur l’analyse et le recueil d’informations, en collaboration avec les personnes auditées. Elle peut se faire sur la base d’un référentiel normatif ou privé, d’une procédure, d’un plan d’action ou encore d’un cahier des charges client par exemple. 


Au-delà de la détection de défaillances vis-à-vis d’un référentiel, l’audit met aussi en lumière ce qui fonctionne bien dans votre entreprise. Ceci dans le but d’utiliser ce qui fonctionne pour résoudre ce qui ne va pas. Certains grands groupes ont d’ailleurs créé des services dédiés ayant pour rôle de réaliser les audits internes et de suivre les actions pour l’ensemble des sites du groupe. Ils assurent ainsi une meilleure réussite aux audits de certification en garantissant l’impartialité.

 

Qui réalise l’audit interne ?

En général, un ou deux auditeurs (formés à la technique d’audit) sont missionnés pour réaliser l’audit interne. Ces derniers font partie de l'effectif de l’entreprise, et sont directement rattachés à la direction. Ils agissent de manière indépendante et doivent avoir les compétences requises pour effectuer l’audit. Il s’entourent des personnes concernées par l’audit.

 

 

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Comment mettre en place un audit interne ? 

En général, un ou deux auditeurs (formés à la technique d’audit) sont missionnés pour réaliser l’audit interne, qui se déroule en plusieurs étapes.

 

Première étape : la Planification 


Les audits internes doivent être planifiés en amont : il s’agit de définir le périmètre de l’audit, et notamment les services/activités/postes concernés.Cette étape sert à définir et préciser les objectifs de l’audit interne :  qu’il s'agisse de la production, du contrôle qualité ou financière, il serait pertinent de les mettre en avant pour que l’auditeur se focalise la dessus. Ensuite vous pourrez identifier qui réalisera l’audit. Il s’agit de bien choisir celui qui sera l’auditeur en fonction de ses compétences, de sa capacité d’écoute… C’est-à-dire toutes les qualités nécessaires à la réussite et à la pertinence de cet audit.
 

La fréquence des audits internes doit être établie à partir d’un calendrier précis : certaines activités doivent être auditées tous les six mois, tandis que d’autres sont plutôt annuelles. Une revue documentaire doit être mise en place, dans le but de rédiger un plan d’audit qui doit idéalement être communiqué deux semaines avant l’audit. Cette revue est essentielle, car elle permet à l’auditeur d’analyser l’ensemble des documents en rapport avec l’activité à auditer. 


Exemples de documents à prendre en compte : le référentiel normatif, le rapport du précédent audit, les procédures associées, le compte-rendu de la dernière revue de direction, le bilan des non-conformités associées à l’activité en question, etc. 


Après avoir passé en revue l’ensemble de la documentation, l’auditeur va préparer son questionnaire d’audit, sous forme de checklist. Il est préférable que les questions à poser aux audités soient préparées en avance, pour ne rien oublier. 

 

Deuxième étape : la Réalisation de l’audit interne

 

  • La réunion de lancement (ou de démarrage)

Au cours de la réunion de lancement, le plan d’audit est passé en revue : le ou les auditeur(s) rappellent l’objectif de l’audit, la méthodologie, ainsi que les différents points à aborder. Il ne faut pas hésiter à insister sur le fait que le timing doit être respecté. C’est également le moment opportun pour rappeler à tous les participants que l’audit est un exercice d’amélioration continue, qui a pour but de valoriser les bonnes pratiques. Faire connaître le projet à toute l’équipe est essentiel pour le bon déroulé de l’audit interne, et elle permet  d’assurer une bonne collaboration au sein de toute l’équipe.

 

  • Le déroulement de l’audit (documentaire et terrain)

Il est recommandé de débuter l’audit par la vérification de la documentation (notamment à l’accès aux documents par l’auditeur), avant de réaliser les visites sur le terrain. Ces interviews sur le terrain sont l’occasion pour l’auditeur et les audités d’échanger ensemble, notamment via des questions ouvertes

 

“Comment réalisez-vous cette activité ?”

“Comment réagissez-vous en cas de non-conformité ?”


Il est crucial de maintenir une stabilité des échanges qui est parfois difficile à établir : la personne qui doit parler le plus est l'audité, mais attention, la personne qui parle le plus est l'auditeur !Pas toujours facile de savoir quelle attitude adopter en tant qu’auditeur ! Ce dernier doit être objectif, ne pas porter de jugement de valeur, et se doit d’être strict tout en conservant une certaine flexibilité quand cela est nécessaire.

 

 

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  • La réunion de clôture et l'annonce des résultats 

Organiser une réunion de clôture permet à l’auditeur de présenter les résultats de l’audit : les non-conformités constatées (majeures et/ou mineures), les observations, et les points de progrès.
Ces conclusions sont validées en présence des audités. 


Troisième étape : la Rédaction du rapport 


A l’issue de l’audit, le ou les auditeurs doivent rédiger un rapport, qui contient à la fois les conclusions issues de la réunion de clôture, ainsi que le questionnaire d’audit. Il est conseillé de ne pas attendre trop longtemps entre l’audit et la rédaction du rapport, afin d’avoir les conclusions encore fraîches en tête ! 


Et après l’audit interne, que fait-on ?


Au-delà de la réalisation de l’audit et de son bilan, il est primordial d’engager les audités et l’ensemble de l’organisation dans un processus d’amélioration continue. Il s’agit de rédiger un plan d’action, construit à partir des observations, des écarts, et des points de progrès identifiés. Le suivi de ce plan permet, sur le long terme, de vérifier que les actions qui ont été définies ont été menées à bien.


Malgré les nombreux avantages que présentent les audits internes, certaines organisations considèrent qu’il s’agit d’une activité qui ne génère pas de valeur. En réalité, sa mise en place permet de détecter les dysfonctionnements en amont, et de réagir rapidement pour proposer des solutions pérennes. Aussi, l’organisation générale des audit internes a récemment dû être repensée, au regard du travail à distance. Une circonstance qui a favorisé l'adoption de la technologie numérique.


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